Digitalisierung ist in aller Munde. Doch wie können kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) die Vorteile der Digitalisierung nutzen, ohne dabei den Überblick zu verlieren? Wir stellen dir 7 einfache Tricks vor, mit denen du die Digitalisierung in deinem Unternehmen Schritt für Schritt voranbringen kannst.
Die Herausforderungen für KMU im digitalen Zeitalter
KMU stehen heute vor einer Reihe von Herausforderungen:
- VUCA-Welt: Die Märkte sind volatil, unsicher, komplex und mehrdeutig (ambiguous). Wie bleiben wir als Unternehmen hier resilient?
- Trends in der KI: Künstliche Intelligenz verändert die Arbeitswelt rasant. Wie können wir das sinnstiftend und sicher einsetzen?
- Mitspielen bei aktuellen Themen: Unternehmen müssen sich mit Themen wie Nachhaltigkeit und Digitalisierung auseinandersetzen. Wie sollen wir das neben dem Tagesgeschäft bewerkstelligen?
- Wettbewerbsfähigkeit: Es gibt unterschiedliche Felder – alte Mitbewerber, neue Start-Ups, Off-Shore Unternehmen. Wie können Unternehmen nachhaltige Wettbewerbsvorteile gewinnen?
- Fachkräftemangel: Es ist schwierig, qualifizierte Fachkräfte zu finden. Mitarbeiter:innen erwarten flexible Arbeitsmodelle und sinnstiftende Aufgaben. Wie können Mitarbeitende gewonnen und gehalten werden?
- Erhöhte Bürokratie: Der bürokratische Aufwand nimmt zu. Wie erfüllen wir Regulatorien und Auflagen?
- Kosteneinsparungen: Unternehmen müssen Kosten einsparen. Und dabei wird gleichzeitig alles teurer. Wie kann das funktionieren?
- Produktivität: Die Produktivität muss gesteigert werden. Schließlich müssen wir Kosten sparen und finden nur schwer Fachkräfte.
Diese Liste ist sicherlich nicht vollständig. Dennoch: Erkennst du dich und dein Unternehmen in einigen dieser Themen wieder?
7 einfache Tricks für die Digitalisierung in KMUs – jetzt loslegen!
Du willst dein KMU digitaler machen, aber weißt nicht, wo du anfangen sollst?
Keine Sorge, mit diesen 7 einfachen Ideen kannst du direkt loslegen und die ersten Schritte in Richtung effizienterer und produktiverer Arbeitsabläufe gehen.
1. Papierkram ade: Digitalisiere deine Dokumente!
Das scheint erst einmal trivial, ist aber häufig in Unternehmen noch nicht so!
- Scanne Rechnungen, Angebote und andere wichtige Dokumente ein und speichere sie digital.
- Nutze jeden Brief als Anlass um den Absender zu fragen, ob auf digitalen Versand umgestellt werden kann.
- Nutze Cloud-Speicherdienste wie Google Drive oder Microsoft365, um deine Dokumente von überall aus abrufen zu können.
- Verwende Dokumentenmanagement-Software, um deine Dokumente effizient zu verwalten (für Finanzen beispielsweise Unternehmen Online von Datev) und sicher abzulegen.
💡Viele Unterlagen können danach in den Schredder. Informiere dich beispielsweise bei der IHK, für welche Unterlagen was gilt.
2. Schluss mit lästigem Abtippen: Setze auf OCR!
Bei Überweisungen, in der Buchhaltung oder handschriftlichen Notizen ist häufig manueller Aufwand verbunden. OCR kann hier helfen.
- Nutze OCR-Software (Optical Character Recognition), um gedruckte Texte in digitale Dateien umzuwandeln. So sparst du dir Zeit und Mühe beim Abtippen und kannst die Daten direkt weiterverarbeiten.
- Verschiedene Anbieter wie Adobe Acrobat Pro oder – unser Favorit im Bereich Finanzen – Datev Unternehmen Online bieten OCR-Funktionen an.
- Es gibt mittlerweile auch Software, um Handschrift zu digitalisieren (z. B: Pen to Print)
💡Es gibt auch Handyapps, beispielsweise integriert in Google Drive oder Office Lense von Microsoft, mit denen du Dokumente scannen kannst, die Inhalte erkennen.
3. Kommunikation neu gedacht: Probiere digitale Tools aus!
- Es braucht nicht immer ein Meeting oder Anruf: Mit Teams oder Slack können schnell Informationen ausgetauscht und geteilt werden. So kommunizierst du schneller und effizienter mit deinen Kollegen und Teammitgliedern.
- Projektmanagement-Tools wie Asana oder Trello helfen dir dabei, deine Aufgaben und Projekte zu organisieren.
- … Welche Anforderung hast du? Schau beispielsweise bei OMR Reviews oder Producthunt vorbei, um die besten Tools zu finden!
💡Die schnelle und einfache Kommunikation birgt aber auch Gefahren! Wir richten uns deshalb “Fokuszeit” ein, in der wir solche Chatnachrichten nicht bearbeiten und ungestört arbeiten können.
4. Online-Meetings statt teurer Dienstreisen: Spare Zeit und Geld!
- Nutze Videokonferenz-Tools wie Zoom oder Skype, um dich mit Kollegen, Kunden oder Geschäftspartnern auszutauschen.So sparst du dir Zeit und Geld für Dienstreisen und bleibst gleichzeitig flexibel.
- Selbstverständlich: Achte auf eine gute Internetverbindung und eine ruhige Umgebung, um professionelle Meetings zu gewährleisten.
💡Corporate Identity trotzdem transportieren? Virtuelle Hintergründe mit Firmenlogo und besonderem Hintergrund sind ein professioneller Faktor.
5. Kundenbetreuung 2.0: Biete Online-Support an!
- Richte einen FAQ-Bereich auf deiner Website ein, in dem häufig gestellte Fragen deiner Kunden beantwortet werden.
- Biete Live-Chat oder E-Mail-Support an, um deinen Kunden schnell und einfach weiterhelfen zu können.
- Nutze Social Media, um mit deinen Kunden in Kontakt zu bleiben und deren Feedback einzuholen. (lässt sich über Tools wie Heropost auch automatisiert posten!)
💡Im Bereich Social Media lässt sich auch einiges automatisieren. Hast du schon von unserer Content-Maschine gelesen?
6. Automatisierungslösungen für lästige Aufgaben
- Automatisiere wiederkehrende Aufgaben wie die Erstellung von Rechnungen oder das Versenden von Newslettern mit Hilfe von Workflow-Management-Software.
- So sparst du Zeit und kannst dich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren.
- Verschiedene Anbieter wie make.com, Zapier oder Integromat bieten einfache Lösungen für die Automatisierung von Aufgaben.
- Wir nutzen als Basis gerne Tabellen in Excel, Google oder sogar Airtable!
💡Es geht übrigens auch eine Spur einfacher: Automatisches Sortieren des Posteingangs ist mit Google und Microsoft sofort umsetzbar!
7. Datensicherheit im Fokus: Schütze deine sensiblen Daten!
- Nutze sichere Passwörter (und speichere sie beispielsweise mit Bitwarden) und aktiviere die Zwei-Faktor-Authentifizierung für deine Online-Accounts.
- Führe regelmäßig Datensicherungen durch, um dich vor Datenverlusten zu schützen.
💡Ein geteilter Passwort-Manager und eine gemeinsame Sicherheitsrichtlinie sowie Sensibilisierung der Mitarbeiter:innen kann einen großen Beitrag zur Datensicherheit leisten!
Bonus: Mache deine Mitarbeiter zu Digitalisierungsprofis!
- Biete deinen Mitarbeitern Schulungen und Workshops zu den Themen Digitalisierung und Prozessoptimierung an. Wir finden dafür ein Format hilfreich, in dem wir Wissen teilen, beispielsweise in Form von Kurzvorträgen an unserem “Edu-Thursday”
- Schaffe eine Unternehmenskultur, die offenen Austausch und Innovationen fördert. Es ist gut, wenn wir uns aktiv Zeit dafür nehmen dürfen (!), um uns weiterzubilden.
Digitalisierung im KMUs ist kein Hexenwerk!
Mit diesen 7 einfachen Tricks und etwas Engagement kannst du die Digitalisierung in deinem KMU erfolgreich vorantreiben. So optimierst du deine Prozesse, steigerst die Effizienz und Produktivität und sicherst dir einen Wettbewerbsvorteil im digitalen Zeitalter.
Pack es an und starte noch heute mit der Digitalisierung deines KMU!